Dalam Kamus Bahasa Indonesia: "Tata Usaha" ialah penyelenggaraan tulis menulis (keuangan dan sebagainya) di perusahaan,negara dan sebagainya. Sedangkan "penata usaha" adalah orang yang menyelenggarakan tata usaha.
"Tata Usaha" juga dapat diartikan sebagai kegiatan
untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan, sehingga
keterangan-keterangan tersebut dapat digunakan secara langsung sebagai bahan
informasi bagi pimpinan suatu organisasi yang bersangkutan dan juga oleh siapa
saja yang membutuhkannya.
Menurut Waworuntu dalam Saiman (1991; 17) kegiatan tata
usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa – jasa perkantoran
yang terdiri dari hal-hal berikut ini:
- Korespondensi
dan lapangan kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau
kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada persiapan hal-hal
yang harus dilaporkan kepada pimpinan.
- Tata
hubungan yang berhubungan dengan proses surat menyurat, penerimaan dan
pengiriman telepon serta faximile.
- Pencatatan
dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data
statistik, dan lain – lain.
- Kearsipan,
hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang
dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/organisasi
Menurut Waworuntu dalam (Saiman, 1991; 18) dari peranan tata
usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud
6 (enam) pola, yaitu sebagai berikut:
- Menghimpun
yaitu kegiatan-kegiatan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bilamana diperlukan.
- Mencatat
yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis
keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat
dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang
ini termasuk pula memakai keterangan-keterangan itu dengan alat-alat
perekam suara sehingga dapat didengar, misalnya ”pencatatan” pada pita
rekaman.
- Mengolah
yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan
maksud menjalankannya dalam bentuk yang lebih berguna.
- Mengganda
yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
- Mengirim
yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
ke pihak lainnya.
- Menyimpan
yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu
yang aman.
Ciri Ciri Pelaksanaan Tata Usaha
Dalam pelaksanaan tata usaha mempunyai ciri-ciri tersendiri,
ciri – ciri tersebut adalah:
1. Bersifat Pelayanan
Dalam hal ini tata usaha hanyalah memberi pelayanan dan
bantuan agar satuan operatif dapat menghasilkan keuntungan atau tujuan yang
akan dicapai.
2. Bersifat Merembes Kesegenap Bagian Dalam
Organisasi
Ini berarti tata usaha sangat diperlukan di mana-mana dan
dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Lebih dari itu Tata Usaha dapat mencapai
ke segala tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung,
tata kantor dari suatu badan usaha atau organisasi yang bersangkutan.
3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak Dalam
Organisasi
Tata usaha dilaksanakan oleh semua pihak yang ada dalam
organisasi terlepas dari tugasnya masing-masing. Walaupun Tata Usaha merupakan
tugas dari sekelompok pegawai tapi juga dapat dilakukan oleh pejabat pimpinan
yang tertinggi dan tidak mengubah kedudukan pejabat tersebut sebagai kepala
yang tugas pokoknya adalah menggerakkan karyawan dan segenap
fasilitas-fasilitas yang ada pada kantor tersebut.
Contoh Sistem Tata Usaha:
-
Ketika
saya ingin membayar uang semester di Universitas Gunadarma saya harus datang ke
bagian tata usaha atau Bank DKI dan saya harus membawa blanko pembayaran yang
nantinya akan saya berikan sebagai tanda bukti bahwa saya adalah mahasiswa gunadarma.
Setelah saya memberikan uang semester dan blanko kepada petugas,lalu petugas
menandatangani dan memberikan stempel pada blanko tersebut dan blanko dikembalikan
lagi kepada saya sebagai tanda bukti bahwa saya telah membayar uang semester.
Contoh Lainnya:
-
Cuti
Mahasiswa
-
Pendistribusian
Kartu Tanda Mahasiswa
-
Pindah
Jadwal Kuliah dan lain-lain
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar