Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu
untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas,
istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara
orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah
ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang
berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi.
Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para
pemakainya. Data yang diolah saja tidak cukup dapat dikatakan sebagai suatu
informasi. Untuk dapat berguna, maka informasi harus didukung oleh tiga pilar
sebagai berikut: tepat kepada orangnya atau relevan (relevance), tepat waktu (timeliness), dan tepat
nilainya atau akurat (accurate). Keluaran yang tidak didukung oleh tiga pilar ini tidak
dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi merupakan sampah (garbage).
Pengembangan sistem informasi memerlukan suatu
perencanaan yang baik, implementasi yang baik, dan umpan balik yang akurat
untuk menghindari adanya kegagalan dari pengembangan sistem tersebut sehingga
mengakibatkan adanya penolakan dari para pengguna sistem informasi tersebut.
Didalam mengukur tingkat keberhasilan dari penerapan sistem
informasi, maka perusahaan harus melakukan evaluasi yang sistematis atas
penerapannya. Dari evaluasi yang dilakukan tersebut, akan dapat ketahui tingkat
kesesuaian pencapaian tujuan yang diharapkan dengan rencana perusahaan
menerapkan sistem informasi tersebut dan juga dapat mengantisipasi penyebab
terjadinya kegagalan pada saat penerapannya.
Faktor-Faktor
Penentu dalam Penerapan Sistem Informasi
Kegagalan
dan kesuksesan dari penerapan suatu sistem informasi bukan hanya pada
bagian-bagiannya saja, tetapi pada keseluruhan sistem informasi tersebut yang
digunakan sebagaimana yang diharapkan pada saat perencanaannya. Seringkali
ditemukan penerapan sistem informasi, terutama yang berbasis IT di suatu
perusahaan mengalami kegagalan dikarenakan permasalahan teknis maupun non-teknis.
Terdapat tiga hal mendasar yang berpengaruh dalam penerapan teknologi informasi
di suatu perusahaan, yaitu :
a. Tenaga,
waktu dan nilai investasi yang dikeluarkan untuk pengembangan sistem informasi
(teknologi informasi) tersebut lebih besar dibandingkan dengan manfaat yang
diterima perusahaan dari sistem informasi tersebut.
b. Tahapan
pengembangan sistem informasi (teknologi informasi) yang harus diperhatikan
perusahaan demi kesuksesannya yaitu :
• Tahap Visi, dalam tahap ini perusahaan
dituntut untuk dapat merumuskan secara jelas dari tujuan implementasi sistem
informasi bagi perusahaan.
• Tahap
Investasi, pada tahapan ini perusahaan dituntut untuk mengalokasikan dana
khusus terkait pengembangan sistem informasi tersebut yang dipisahkan atau
tidak bercampur dengan kegiatan investasi lainnya.
• Tahap pengembangan/pengolahan, dalam tahapan
ini perusahaan melakukan kegiatan monitoring dan melakukan perbaikan yang
dibutuhkan atas implementasi sistem informasi perusahaan tersebut.
• Tahap
pemanfaatan, perusahaan menerima manfaat atau keuntungan dari penerapan sistem
informasi tersebut sesuai atau lebih besar dari manfaat yang telah diharapkan
oleh perusahaan.
c. Menurunnya
nilai dari investasi yang telah dikeluarkan tersebut dikarenakan sangat
rendahnya pemahaman para eksekutif perusahaan terhadap sistem informasi yang
dibangun, keterbatasan dana untuk pengembangannya, minimnya jumlah tenaga ahli
yang dimiliki oleh perusahaan, kurangnya dukungan infrastruktur sehingga
menyebabkan meningkatnya marginal cost dibandingkan dengan marginal revenue
yang diterima.
O’Brien dan
Marakas (2009) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan
sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem
informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan penerapan sistem
informasi, antara lain
a. Dukungan
dari manajemen eksekutif.
b. Keterlibatan
end user (pemakai akhir).
c. Penggunaan
kebutuhan perusahaan yang jelas.
d.
Perencanaan yang matang.
e. Harapan
perusahaan yang nyata.
Sedangkan
diantara penyebab terjadinya kegagalan dalam penerapan sistem informasi pada
sebuah perusahaan adalah :
a.
Kurangnya
dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
Persetujuan dari semua level manajemen
terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan
dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi.
Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan
tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut. Beberapa resiko dan
konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi
adalah sebagai berikut.
•
Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
•
Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
•
Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari
yang diperkirakan.
•
Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
b.
Kurangnya
keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)
Keterlibatan dalam desain dan operasi
sistem informasi mempunyai beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna
terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk
mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak
kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna berkecenderungan untuk lebih
bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam
proses perubahan itu sendiri.
Kesenjangan komunikasi antara pengguna
dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem
informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan
prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara
pengguna dan desainer (user-designer communication gap).
c.
Tidak
memiliki perencanaan yang memadai
Sistem informasi sebaiknya harus
ditentukan maksud dan tujuannya. Setelah itu, menambahkan komponen-komponen
yang sesuai dengan tujuan utama dari sistem informasi tersebut. Perencanaan
sistem informasi sebaiknya sejalan dengan tujuan dan komponen-komponen yang
telah ditentukan sehingga tidak keluar dari jalur utama yang telah ditetapkan.
Sistem informasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menghambat tujuan dari
perusahaan tersebut.
Pengembangan dan penerapan sistem
informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu
menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini
dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan
perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti
dalam bidang teknologi informasi 14 sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk
menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.
Sebagian besar penyedia jasa teknologi
informasi kurang sensitif terhadap kebutuhan manajemen perusahaan, tetapi hanya
fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan
perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem
informasi yang akan diterapkan beserta manfaatnya terhadap perusahaan. Kesiapan
perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya
yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan
tersebut.
Dengan demikian sistem informasi merupakan sarana untuk mendukung operasi dan manajemen pada suatu perusahaan. Sedangkan pada bidang pemerintahan,sistem informasi digunakan sebagai sarana untuk mendukung e-government yang merupakan aplikasi/web pada pemerintahan yang bertujuan agar pemerintahan dapat terlihat lebih transparan dan pemerintah dapat memudahkan masyarakat untuk mengakses dan memantau aktivitas apa saja yang saat ini sedang dilakukan oleh pemerintah atau program-program apa saja yang telah disiapkan oleh pemerintah.
Pemerintahan tidak luput dari adanya seorang pemimpin yang bertugas memimpin dan mengorganisir anggotanya. Seorang pemimpin juga sangat berperan dalam e-government ini. Strategi dari seorang pemimpin tersebut memegang peranan yang penting
dalam kebijakan penerapan e-government. Adapun strategi dari seorang pemimpin
yang harus diperhatikan adalah seorang pemimpin harus memiliki visi yang jelas,
strategi yang berkualitas serta adanya kesadaran dari seorang pemimpin dan yang
lebih penting adalah seorang pemimpin harus ditunjang dengan pengetahuan dan
skill yang baik serta memiliki komitmen dalam kebijakan penerapan e-government
tersebut.
Contoh peran pemimpin dalam e-government
Strategi
Pemikiran Pemimpin dalam Kebijakan Penerapan e-Government Melalui SIMPEG di
Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Barat
Strategi pemikiran yang dimiliki seorang pemimpin dalam
kebijakan penerapan e-Government melalui SIMPEG di Biro Kepegawaian Sekretariat
Daerah Provinsi Jawa Barat cukup memadai dengan memiliki visi yang jelas yaitu
menciptakan suatu sistem pengelolaan data kepegawaian yang siap dan kapan saja
disajikan dalam mendukung proses pengambilan keputusan dibidang kepegawaian.
dengan melakukan pendekatan sosialisasi tentang pentingnya suatu
pendistribusian data kepegawaian, yang merupakan sebuah strategi dalam menerapkan
e-Government melalui SIMPEG. Pengetahuan Kepala Sub Bagian Data Kepegawaian dan
Informasi Kepegawaian mengenai sistem informasi khususnya di kalangan
pemerintahan sudah cukup baik, walaupun kepala Sub Bagian Data dan Informasi
Kepegawaian bukan berlatar belakang pendidikan dari lulusan yang berkenaan
dengan bidang IT. Pengetahuan tersebut didapat dengan mengikuti perkembangan
dari IT tersebut, pengetahuan tersebut didapat dari pelatihan dan
seminar-seminar yang berkenaan dengan IT yang berkembang di kalangan
pemerintahan. Kegiatan-kegiatan yang diikuti tersebut sebagai komitmen kepala
Sub Bagian Data dan Informasi Biro Kepegawaian sebagai pengelola SIMPEG. dari
Pengetahuan kepala Sub Bagian Data dan Informasi Biro Kepegawaian ditunjang
dengan kemampuan dan pengetahuan tentang pelaksanaan dari penerapan kebijakan
e-Government. Pengetahuan dan kemampuan tersebut didapatkan dari pendidikan
kepala Sub Bagian Data dan pada Bagian Pengadaan dan Informasi Kepegawaian yang
berlatarbelakang Ilmu Pemerintahan. Dengan demikian pengetahuan dan kemampuan
yang dimiliki kepala Sub Bagian Data dan Informasi Kepegawaian sudah cukup
memadai, sebagai penunjang untuk perkembangan dan pengelolaan SIMPEG yang lebih
baik.
Kesimpulan:
Sistem informasi memiliki peranan yang sangat penting
didalam mendukung perusahaan untuk dapat mencapai tujuan strategis perusahaan.
Pengembangan sistem informasi sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor,
diantaranya biaya, waktu pengembangan, kemampuan sumber daya manusia yang
menjalankan sistem tersebut, dan faktor lainnya. Sistem informasi pada pemerintahan (e-government) juga sangat membantu masyarakat agar masyarakat dapat mengetahui informasi terkait tentang pemerintahan.
Didalam mengukur tingkat keberhasilan
dari penerapan sistem informasi, maka perusahaan harus melakukan evaluasi yang
sistematis atas penerapannya. Dari evaluasi yang dilakukan tersebut, akan dapat
ketahui tingkat kesesuaian pencapaian tujuan yang diharapkan dengan rencana
perusahaan menerapkan sistem informasi tersebut dan juga dapat mengantisipasi
penyebab terjadinya kegagalan pada saat penerapannya.
Penyebab-penyebab kegagalan dalam
penerapan sistem informasi perusahaan diantaranya :
- Kurangnya dukungan dari pihak
eksekutif atau manajemen.
- Kurangnya keterlibatan atau input
dari end user (pemakai akhir).
- Tidak adanya perencanaan yang
memadai.
Sedangkan sistem informasi pada pemerintahan,seorang pemimpin harus berperan dalam menerapkan e-government dengan menyusun strategi secara matang dan berkualitas,dan dengan adanya kesadaran dari pemimpin,serta pemimpin yang ditunjang dengan ilmu pengetahuan dan skill maka e-government dapat terealisasi sebagaimana mestinya.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar